Realmente existem alguns comportamentos que você não deve ter em reuniões ou eventos online, isso porque elas são feitas com algum objetivo. Sabemos que depois de o Coronavírus se intensificar, então o home office acabou se tornando a melhor alternativa para que as empresas continuem trabalhando.
Claramente todas as pessoas que estão trabalhando de casa precisarão hora ou outra fazer uma reunião online, sendo assim, quando a mesma acontecer é preciso tomar cuidado com certos comportamentos que são prejudiciais.
Vamos conferir abaixo todos os detalhes sobre o assunto, e ter acesso a algumas dicas para ter a melhor reunião online!
Quais são os comportamentos que você deve não deve ter em reuniões e eventos online?
Sim, devemos saber exatamente quais são os comportamentos que você não deve ter em reuniões e eventos online, sendo que entre eles podemos salientar os seguintes:
Nunca deixe chamadas de vídeos abertas
A ideia é nunca deixar as videochamadas desprotegidas, sendo que o ideal é realmente permitir o ingresso de membros apenas por senha, e principalmente quando a função estiver disponível.
Entenda ainda, que deixar essas chamadas abertas poderá implicar em uma enorme série de riscos, sendo que isso acaba permitindo que estranho e ainda cibercriminosos consigam acesso à essa reunião.
Ademais, procure sempre evitar acessar as chamadas de vídeo por meio das redes de wi-fi que são desprotegidas, visto que esta ação ainda pode comprometer a segurança e até mesmo a privacidade das informações que foram compartilhadas.
Sempre evite exibir detalhes pessoais
Entre um dos comportamentos que você não deve ter em reuniões e eventos de trabalho online, então deverá exibir fotos e até mesmo conversar sobre assuntos de família ou ainda o compartilhamento de dados pessoais, assim como endereços.
Sendo assim, a ideia é sempre prestar atenção, nas informações que ficam visíveis diretamente no plano de fundo, tais como recados e até mesmo lembretes sigilosos que realmente podem aparecer para os demais integrantes.
Ademais, alguns aplicativos tais como: Zoom, Skype podem simplesmente ser úteis para então encobrir esse tipo de informação à vista, sendo que ainda oferece opções de cenários para serem efetivamente inseridos como plano de fundo ou que sejam capazes de borrar o ambiente por trás.
Nunca envie o convite de chamadas por e-mail
A ideia aqui é que você jamais compartilhe links de convites de chamadas de vídeo diretamente pelas redes sociais, sendo assim, a ideia é sempre preferir encaminhá-los de forma privada, usando então o endereço de e-mail dos membros dessa reunião.
Além disso, entenda que compartilhar a URL desse convite em ambiente virtuais e públicos tais como: Twitter ou Facebook poderá realmente atrair desconhecidos e cibercriminosos para essa chamada de vídeo, comprometendo então as informações dos participantes.
Ademais, uma outra opção ainda consiste justamente em bloquear a chamada de vídeo somente assim, todos os participantes estarão presentes, impossibilitando então que as pessoas desconhecidas consigam acessar a reunião.
Tome cuidado ao personalizar as autorizações dos participantes
Esse é mais um dos comportamentos que você não deve ter: tomar cuidado com as pessoas que deverão aceitar esses convites. Lembre-se que a ideia aqui é a de personalizar exatamente quais ações podem ser concedidas aos membros que participam de reuniões ou eventos.
Veja bem, o usuário que abrir a reunião pode e deve conceder autorizações tais como: gravação da chamada, compartilhamento da tela para os demais participantes principalmente quando for necessário, entretanto, o recomendado é deixar as mesmas desativadas por padrão.
Entenda ainda, que o compartilhamento de mídia e até mesmo a transferência de arquivos podem e devem ser desativados, somente assim, evitará que aqueles arquivos corrompidos tais como vírus ou malwares sejam compartilhados nas reuniões.
Não perca o foco do assunto da reunião/evento
Veja bem, ao perder o foco do assunto que está sendo tratado você apenas prova que não está prestando atenção suficiente. Sendo assim, mantenha a calma e procure se preparar o bastante antes de fazer essas reuniões online!
O ambiente deve ser silencioso
Certamente o ambiente onde você sentará para falar online e fazer as reuniões/eventos, então foque em manter esse local silencioso, caso contrário as pessoas não ouvem corretamente e informações são perdidas.
Ademais, tome nota dos detalhes e informações prestadas durante o processo, caso contrário a reunião pode não ser produtiva.
O que lembrar para fugir dos comportamentos que você não deve ter?
Sim você pode e deve seguir algumas dicas para ter uma excelente reunião online, sendo assim, confira abaixo todos os detalhes sobre o assunto:
● Sempre chegue na sala de reunião em torno de cinco minutos de antecedência para receber essas pessoas
Veja bem, para uma reunião ter sucesso compreenda que a pontualidade ainda é crucial, afinal as pessoas acabam ficando dispersas quando estão dentro de uma sala virtual e não há nada para fazer.
Sendo assim, a ideia aqui é chegar com 05 minutos de antecedência e então comece a receber todos os colaboradores!
● Apresentando todas as pessoas dentro da reunião para evitar a perda de tempo
Certamente antes de começar essa reunião propriamente dita, a ideia é fazer a apresentação de pessoas na sala, justamente quando elas não se conhecem. Isso acaba evitando ainda, aquela introdução que cada um faz de si mesmo e que consome muito tempo!
● Procure focar em uma conversa em tempo real
Veja bem, podemos destacar que uma das coisas mais importantes em reuniões remotas é justamente a conversa em tempo real, sendo assim, caso o número dos participantes da sala não sejam tão grandes, então faça o encontro por videoconferência.
Logicamente essa acaba sendo uma estratégia completamente interessante, tudo porque as pessoas acabam ficando ainda mais atentas e se distraem bem menos quando veem que há alguém olhando para elas.
● Tenha em mãos uma medida de contenção preparada
Lembre-se que durante a reunião a internet de alguém pode cair, e isso é algo bem comum visto que muitas vezes os servidores estão sobrecarregados com o alto número de acessos devido ao COVID-19.
Procure sempre ter um plano de contingenciamento, uma estratégia que poderá ser usada é justamente a ligação telefônica, além da conversa online.
Essas são apenas dicas, mantenha a organização de sua agenda para obter melhores resultados!
