Para que um líder seja capaz de fazer a equipe alcançar os resultados esperados, existem inúmeros desafios a serem superados. Contudo, há ferramentas que podem facilitar essa tarefa. Hoje você verá algumas delas.
As ferramentas certas podem trazer inúmeras vantagens para gestores e colaboradores, inclusive melhorando a comunicação no dia a dia e o acompanhamento do desempenho individual e em grupo.
Especialmente para quem tem metas e prazos a serem cumpridos, abrir mão do uso de ferramentas de suporte pode ser algo encarado como uma atitude negligente. Todo líder precisa usar recursos que permitam um gerenciamento mais transparente e profissional.
A boa notícia é que todas as sugestões de hoje são gratuitas. Já que não é preciso investimento financeiro, apenas organização e boa vontade, não custa nada conferir, certo? Bora lá!
1. Pesquisa de clima organizacional
A pesquisa de clima organizacional é uma das ferramentas do Coaching que contribui para identificar o que pode ser melhorado no cotidiano. Recomenda-se que esse questionário seja realizado periodicamente.
O formulário pode contar com perguntas de diferentes tipos, como por exemplo:
Percepção sobre a infraestrutura da empresa;
Relacionamento com o(s) líder(es) e colegas de trabalho;
Clareza quanto às metas;
Grau de comprometimento individual e coletivo;
Entre outros.
Sabendo mais sobre o clima organizacional da empresa, torna-se muito mais fácil de tomar decisões assertivas. Use essa ferramenta a seu favor e tenha mais clareza nas suas escolhas.
2. Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que os líderes precisam conhecer para rastrear pontos críticos nos fluxos de trabalho. A sigla vem das palavras:
P: PLAN (planejar)
D: DO (fazer)
C: CHECK (checar)
A: ACT (agir)
O objetivo é nortear as operações de maneira padronizada e identificar fatores geradores de falhas para aperfeiçoar o desempenho do grupo. Com isso, adota-se uma estratégia de melhoria contínua que torna os processos da empresa mais eficientes ao longo do tempo.
3. Estratégia 5W2H
Outra forma de gerir projetos em grupo que os líderes precisam conhecer é a estratégia 5W2H. A sigla vem de 5 palavras com inicial W em inglês e mais 2 palavras com inicial H. Veja quais são:
WHAT (o quê?)
WHY (por quê?)
WHERE (onde?)
WHEN (quando?)
WHO (quem?)
HOW (como?)
HOW MUCH (quanto?)
Como você pode perceber com essa lista, a ideia é orientar a execução das demandas da maneira mais eficiente e organizada possível. Com isso, acabam as desculpas e aquela velha história de jogar a culpa em terceiros ou perder prazos por esquecimento.
4. Ferramentas do Google
Também existem algumas tecnologias que servem como ferramentas de trabalho para quem lidera pequenas e grandes equipes. O Google disponibiliza dezenas delas gratuitamente.
É bastante provável que você já conheça e utilize essas ferramentas. Mas que tal adaptá-las para o seu ambiente de trabalho?
Confira alguns exemplos:
Gmail: o serviço de e-mail do Google tem um layout intuitivo e excelente para delegar e/ou receber trabalhos. Aliás, também há uma versão corporativa da plataforma, a qual permite usar o domínio da sua empresa;
Google Agenda: esse serviço serve para marcar compromissos e também para enviar convites automáticos a participantes de reuniões e eventos, inclusive com lembretes por SMS, e-mail e notificações de celular;
Google Forms: esse é um formulário online ideal para avaliações, pesquisas, questionários, inscrições em eventos e atualização de dados cadastrais, entre outras possibilidades;
Google Sheets: é o serviço de planilhas online do Excel que ficam salvas na nuvem, podem ser compartilhadas e editas em grupo;
Google Docs: nada mais é do que o Word do Google, para produção, compartilhamento e edição de documentos, ideal para trabalhos em equipe;
Hangouts: essa é uma ferramenta que tem se tornado cada vez mais presente no nosso dia a dia, servindo como uma plataforma de comunicação e conferências que reúne até 25 pessoas na mesma chamada de vídeo ou chat.
5. Plataformas de gerenciamento de tarefas
Além das ferramentas disponibilizadas pelo Google, também há outras plataformas online que diversos líderes adotam para gerenciar as suas equipes e monitorar resultados. Veja algumas das principais:
Trello: nele você pode criar quadros de trabalho dinâmicos com status como “a fazer”, “em produção”, “finalizado”, entre outros. Basta adicionar os membros do grupo e atribuir as atividades a cada um deles;
Quire: é um gerenciador de tarefas semelhante ao Trello mas com o diferencial de permitir a adição de mais detalhes em uma barra lateral que é aberta ao clicar sobre cada projeto. Ele também tem tags, definição de prazos e notificações/lembretes;
Asana: essa é uma ferramenta para planejamento e execução de atividades, contando com chat, calendário, lista de membros por funções exercidas, fóruns de discussão, entre outros. Sua vantagem é o agrupamento dos colaboradores em diferentes times.
6. Avaliação 360 graus
Mais uma ferramenta do Coaching que ajuda (e muito!) na gestão de pessoas é a Avaliação 360 graus. Nela podem participar diferentes cargos hierárquicos e até mesmo pessoas de fora da empresa, como fornecedores e clientes.
O questionário é anônimo e, ao final, todos recebem os resultados sem saber quem deu as respostas. Assim, cada um pode receber as impressões do grupo e dos colegas sobre como aperfeiçoar o próprio trabalho.
7. Feedback
Feedback pode até parecer um termo comum nos dias de hoje, mas muitos líderes abrem mão dessa importante ferramenta. Sem ela, a comunicação pode ficar muito prejudicada.
Basta analisar a origem do termo para entender a sua relevância. Feedback era e ainda é a forma como a NASA orienta a sua exploração espacial.
Sempre que um astronauta está em missão, ele entra em contato com a central de controle com o seu posicionamento e direção. Os controladores dão a devolutiva, confirmando ou não se a trajetória está correta. A partir de então, o astronauta sabe se pode manter o mesmo caminho ou fazer os devidos reajustes.
Percebe como isso se aplica perfeitamente ao contexto empresarial? Essa é uma maneira de estabelecer uma comunicação clara, evitando tensões desnecessárias entre líderes e liderados.
Essas foram as dicas de hoje. Cabe a você decidir quais são as ferramentas mais indicadas para a sua realidade e adaptá-las caso necessário.
E aí, você pretende experimentar alguma? Conte nos comentários!
